Obowiązek sporządzania dokumentów przeznaczonych do celów ewidencyjnych dotyczy każdego przedsiębiorcy. Jak wiadomo, tworzenie takich akt może być bardzo uciążliwe. Dlatego coraz więcej właścicieli firm decyduje się na obsługę zewnętrzną.
W jej ramach dowolne biuro rachunkowe podejmuje się zadania polegającego na wystawianiu faktur oraz innych, równie ważnych dokumentów, takich jak zestawienia aktywów i pasywów czy bilans handlowy. Nie bez znaczenia pozostaje fakt, że za takie usługi trzeba niejednokrotnie zapłacić pokaźną ilość pieniędzy.
Nie każdego przedsiębiorcę, który dopiero zaczyna swoją działalność na to stać, dlatego spora liczba podmiotów korzysta ze specjalistycznych aplikacji komputerowych. Za ich pośrednictwem można z powodzeniem wystawić fakturę dla kontrahenta, jak również inne dokumenty, które są wymagane przez obowiązujące przepisy. Ważne jest jednak, aby wszelkich zmian i korekt w obrębie takich akt dokonywać bardzo precyzyjnie. W przeciwnym wypadku można narazić się na odpowiedzialność przez organami skarbowymi, która może zakończyć się wystawieniem mandatu.
Kluczowa wydaje się być wiedza na temat tego, jakie dane do faktury należy pobrać od kontrahenta. W pierwszej kolejności należy poprosić go o podanie Numeru Identyfikacji Podatkowej. Jest on nadawany każdemu przedsiębiorcy w chwili, gdy rejestruje swoją działalność w CEIDG. Obowiązek każdorazowego podania numeru NIP nie może zostać zniesiony, dlatego jest to najistotniejsza kwestia w przypadku sporządzania faktury. Nie bez znaczenia pozostają również inne dane, takie jak nazwa firmy oraz dokładny adres jej siedziby.
Wskazuje się jednak, że z powodzeniem mogą one zostać uzupełnione w przypadku, gdy osoba wystawiająca fakturę posiada numer NIP odbiorcy. Wynika to z faktu, iż są to dane powszechnie dostępne, które z powodzeniem można znaleźć w Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej. Tym samym jakiekolwiek nieścisłości w omawianym zakresie mogą zostać łatwo zweryfikowane na podstawie danych zawartych w publicznie dostępnym rejestrze.
Bardzo ważnym elementem każdej faktury jest również data. Co do zasady konieczne jest określenie dnia, w którym dana transakcja nastąpiła. Data ta nie musi pokrywać się z terminem płatności. W praktyce stosowane są różne terminy zapłaty, najczęściej oscylują one wokół dwóch tygodni. W przypadku, gdy kontrahent nie uiści należności w wymaganym terminie, przedsiębiorca, który sprzedał dany produkt bądź świadczył usługi, upoważniony jest do naliczania odsetek za zwłokę w transakcjach handlowych. Ich wysokość jest znaczna, dlatego zdecydowanie zaleca się opłacanie wszelkich faktur zakupowych we właściwym terminie.
Kwestią sporną jest natomiast konieczność zamieszczenia podpisu na dokumencie. Wszelkie wątpliwości w tym zakresie spowodowane są coraz popularniejszym elektronicznym obiegiem faktur. W jego ramach świeżo wygenerowane akta trafiają bezpośrednio na skrzynkę podawczą odbiorcy. Tym samym nie zawierają one podpisów żadnej ze stron. Obecna praktyka skarbowa wskazuje na to, że własnoręczny podpis na dokumencie sprzedażowym nie jest już konieczny dla stwierdzenia jego ważności.
Spore trudności praktyczne może budzić handel z podmiotami zagranicznymi. Mowa tu przede wszystkim o właściwym określeniu kursu waluty. Na ogół stosuje się miernik wyznaczony przez Narodowy Bank Polski na dzień przed dokonaniem transakcji. W sytuacji, gdy dana faktura jest ewidencjonowana w księdze przychodów i rozchodów, warto dodać odpowiednią adnotację o ówczesnym kursie waluty. W przeciwnym wypadku organy kontroli skarbowej mogą powziąć wątpliwości co do prawidłowości dokonanej transakcji.
Warto mieć również na uwadze, iż czynni podatnicy VAT powinni wskazać na fakturze należność na rzecz budżetu z tego tytułu. Taka adnotacja stanowi podstawę do dokonania stosownego odliczenia na koniec roku podatkowego. Jednocześnie warto sprawdzić, czy podany na fakturze numer rachunku bankowego znajduje się na białej liście VAT – ewidencji prowadzonej dla omawianej grupy podatników.